Laiko planavimas

Geras laiko planavimas ir jo taikymas gyvenime nėra susijęs su kuo daugiau užduočių, kurias galite atlikti per dieną.

Tai reiškia, kad reikia supaprastinti savo darbą, greičiau atlikti darbus ir geriau juos atlikti. Taip turėsite daugiau laiko žaisti, ilsėtis ir daryti tai, kas jums patinka.

Tai reiškia, kad reikia dirbti protingiau, o ne sunkiau.

Visi turime 24 valandas per dieną. Nuo to, kaip tas valandas išnaudojame, priklauso mūsų darbas.

Laiko negalima kaupti, skolintis ar taupyti vėlesniam naudojimui. Galite tik nuspręsti, kaip geriau jį išnaudoti – didesnės, o ne mažesnės vertės veiklai.

Laiko valdymas – tai pasirinkimų žaidimas: projektai, kurių reikia siekti, užduotys, kurias reikia atlikti, rutina, kurios reikia laikytis.

Laiko valdymas nėra periferinė veikla ar įgūdis. Tai pagrindinis įgūdis, nuo kurio priklauso visa kita gyvenime.” – Brianas Tracy

Toliau rasite mano mėgstamiausių laiko valdymo metodų sąrašą.

Norite sutelkti dėmesį į svarbius dalykus, nuveikti daugiau ir padidinti savo produktyvumą?

Taikykite šį principų, taisyklių ir įgūdžių rinkinį, nes jie pakeis jūsų elgesį su laiku.

 

1. Stebėkite savo laiką

Ar žinote, kiek laiko skiriate kiekvienai užduočiai atlikti? Dauguma iš mūsų gali spėti, bet mūsų skaičiavimai dažniausiai būna klaidingi.

Laiko stebėjimas yra laiko valdymo metodas, naudojamas darbo valandoms registruoti. Jis padeda įvertinti darbo laiką ir suteikia informacijos apie tai, kiek laiko skiriame kiekvienai konkrečiai užduočiai atlikti.

Kaip galite sekti savo laiką?

Norėdami tai daryti rankiniu būdu, naudokite skaičiuoklę. Kas 30 min. užsirašykite, ką dirbote.

laiko stebėjimas

Arba galite naudoti laiko sekimo programėlę. Laiko sekimo programėlės gali padėti pateikti realius duomenis apie jūsų produktyvumą.

RescueTime yra nemokama programėlė, kuri tiksliai seka, kaip praleidžiate laiką prie kompiuterio. Savaitės pabaigoje gaunate ataskaitą, kurioje atskleidžiama, kaip leidote laiką. Taip pat galite patikrinti kitus rodiklius, pavyzdžiui, laiką, praleistą atliekant kiekvieną konkrečią užduotį.

Po poros savaičių pradėsite pastebėti dėsningumus ir žinosite, kur ir kaip jūsų laikas nuteka.

Žinodami, kaip naudojate savo laiką, galite parengti planą, kaip kovoti su laiko nutekėjimu ir jo atsikratyti.

Laiko stebėjimas yra galingas laiko valdymo metodas. Turėdami realius duomenis apie savo darbą, sužinosite, kaip galite pagerinti savo produktyvumą.

2. Laiko blokavimas

Kartais atrodo, kad jūsų tvarkaraštis jus kontroliuoja. Reikia tiek daug nuveikti, o laiko tiek mažai.

Neužtenka sudaryti darbų sąrašus ir desperatiškai stengtis juos užbaigti. Tai nesuteikia jūsų dienoms struktūros ar rutinos.

Reikia įtraukti svarbų elementą – laiką.

Norėdami tai padaryti, pradėkite sieti užduotis su laiku. Nustatykite, kada užduotis bus atlikta ir kiek laiko ji užtruks.

Jei tai skamba paprastai, taip yra todėl, kad taip ir yra.

Laiko blokavimas – tai metodas, kuriuo derinate užduočių valdymą ir kalendorių. Dienose susikuriate laiko „blokus” ir jiems priskiriate užduotis, į kurias reikia sutelkti dėmesį.

laiko blokavimas

Kiekviena užduotis telpa į jai skirtą laiko bloką. Jokių pertraukų.

Naudojant laiko blokavimą, jūsų tvarkaraštis yra visiškai užpildytas. Darbo užduotys, socialiniai renginiai ir poilsis. Viskas suplanuota ir sudėliota pagal prioritetus.

Šis laiko valdymo metodas puikus tuo, kad priverčia jus sugalvoti, kaip praleisti savo laiką.

Tai galingiau ir daug produktyviau nei nesibaigiantys darbų sąrašai.

3. Laiko planavimas knyga

Iš Brian Tracy knygos „Eat That Frog” („Valgyk tą varlę”) šia knygą galite rasti ir PDF formatu internete.

„Negalite suvalgyti kiekvieno tvenkinyje esančio peteliškės ir varlės. Bet galite suvalgyti didžiausią ir bjauriausią, ir to užteks, bent jau kol kas.”

Kiekvieną dieną nustatykite svarbiausią savo užduotį. Tai yra jūsų varlė. Tai užduotis, kuri daro didžiausią poveikį jūsų darbui.

Pradėkite dieną spręsdami šią varnelę. Disciplinuokite save pradėti svarbiausią užduotį ir dirbti be pertraukų.

Kodėl tai veikia?

Todėl, kad šis paprastas laiko valdymo metodas atneša pergalę jau pačioje dienos pradžioje. O tai didina pagreitį ir pasiekimo jausmą. Taip pasiekiami dideli tikslai: mažomis nuolatinėmis pastangomis, kiekvieną dieną.

Atminkite:

Atsispirkite pagundai pirmiausia imtis lengviausių užduočių. Visada pradėkite dieną nuo varnelės.

Bet kas atsitinka, kai turite daug varguolių?

Markas Tvenas turi atsakymą:

„Jei jūsų darbas yra suvalgyti varlę, geriausia tai padaryti iš pat ryto. O jei tavo darbas yra suvalgyti dvi varles, geriausia pirmiausia suvalgyti didžiausią”.

Taigi:

Varlę valgykite iš pat ryto.

O jei turite daugiau nei vieną varlę, pirmiausia suvalgykite didžiausią.

4. Pomodoro technika

Pomodoro technika

Vienu metu smegenys gali sutelkti dėmesį tik į vieną dalyką. Perjunginėjimas iš vienos užduoties į kitą daro žalą jūsų darbui ir produktyvumui.

Pomodoro technika – tai paprasta laiko valdymo sistema, kuri priverčia jus atlikti vieną užduotį.

Tai vienas iš paprasčiausių, tačiau veiksmingiausių laiko valdymo būdų.

Išjunkite visus trukdžius ir nustatykite laikmatį 25 minutėms. Per tą laiką galite dirbti tik su viena užduotimi.

25 minutės neatrodo daug. Tačiau tai 25 minutės visiškai nepertraukiamo gilaus darbo.

Nuo šiol darykite tai kasdien, kad išsiugdytumėte įprotį dirbti pagal Pomodoro produktyvumo principą.

Kaip Pomodoro technika taupo laiką?

Tai paprasta. Jos esmė – sukurti skubos jausmą.

Užuot jautęsi taip, tarsi užduotims atlikti turėtumėte visą dieną, žinote, kad turite tik 25 minutes padaryti kuo didesnę pažangą.

Be to, tai priverčia jus daryti pertraukas. Tai svarbu, kad visą darbo dieną išliktumėte žvalūs. Neįmanoma valandų valandas praleisti prie kompiuterio nejaučiant nuovargio.

5. Eizenhauerio matrica efektyvus laiko planavimas ir darbų organizavimas

Efektyvus laiko planavimas ir darbų organizavimas galimas naudojant Eizenhauerio matricą.

Žinojimas, kaip nustatyti savo darbo prioritetus, yra esminis laiko valdymo metodas. Kai viskas yra prioritetas, niekas nėra prioritetas.

Ne visos užduotys yra vienodos. Eizenhauerio matrica (dar žinoma kaip Neatidėliotinų ir svarbių užduočių matrica) padeda atrasti svarbiausias užduotis.

Užduotys gali būti suskirstytos į 4 kvadrantus:

Skubios ir svarbios
Neskubios ir svarbios
Skubios ir nesvarbios
Neskubios ir nesvarbios
laiko valdymo technika eisenhowerio matrica

Kaip ją naudoti:

Surašykite visas savo užduotis. Nesirūpinkite dėl eiliškumo (kol kas)
Dabar nustatykite, kas yra skubu ir svarbu. Skubias užduotis pažymėkite raide „U”, o svarbias – raide „I”. Užduotys gali turėti vieną, abi arba nė vienos
Įkelkite kiekvieną užduotį į kvadrantą ir atlikite atitinkamą veiksmą. Iškart dirbkite su Q1 užduotimis; suplanuokite Q2 užduotis; Q3 užduotis deleguokite; Q4 užduotis ištrinkite.
Norėdami būti produktyvesni, daugiau laiko skirkite Q2 užduotims. Tai užduotys, kurios yra reikšmingos jums ir jūsų darbui, bet nėra skubios.

eisenhowerio matrica q2

Dwighto D. Eisenhowerio žodžiais tariant:

E. Eisenhowerio žodžiais: „Tai, kas svarbu, retai būna skubu, o tai, kas skubu, retai būna svarbu.”

Kiekvieną rytą naudokitės Eizenhauerio matrica. Tai veiksminga laiko valdymo priemonė, kuri padės jums suskirstyti užduotis pagal svarbą.

6. Dirbkite atsižvelgdami į savo energijos lygį

Energijos lygis turi įtakos produktyvumui. Todėl turėtumėte planuoti svarbiausius darbus didžiausio produktyvumo metu.

Raskite produktyviausias savo valandas ir suplanuokite giluminį darbą tiems laikotarpiams.

Kai jūsų energijos lygis žemas, dirbkite mažos vertės ir mažai energijos reikalaujančias užduotis (vadinamasis „paviršutiniškas darbas”).

Pvz:

Jei produktyviausias esate ryte, tuo laikotarpiu atlikite svarbiausius darbus.

Po pietų jūsų energijos lygis gali sumažėti. Tai puikus metas valyti stalą, tikrinti el. paštą arba atnaujinti skaičiuokles.

Norėdami išsiaiškinti, kada turite daugiausiai energijos, kas 30 min. skaičiuoklėje porą savaičių įvertinkite savo energiją nuo 1 iki 10. Ilgainiui galėsite nustatyti dėsningumus.

Energijos lygis taip pat priklauso nuo savaitės dienos. Atrodo, kad daugumai žmonių produktyviausia diena yra antradienis. Raskite savo dėsningumus.

Štai kaip galėtumėte organizuoti savo savaitę, atsižvelgdami į savo energijos lygį:

Pirmadienis: Energijos pliūpsnis po savaitgalio. Suplanuokite nedidelio poreikio reikalaujančias užduotis, pavyzdžiui, tikslų nustatymą, organizavimą ir planavimą.
Antradienis, trečiadienis: Trečiadienis: energijos pikas. Imkitės sudėtingiausių užduočių. Galite rašyti, rengti smegenų šturmą, planuoti savo „Make Time”.
Ketvirtadienis: Ketvirtadienis: Energija pradeda blėsti. Planuokite susitikimus, ypač kai reikia sutarimo
Penktadienis: Penkadienis: žemiausias energijos lygis. Atlikite atvirą darbą, ilgalaikį planavimą ir santykių kūrimą.

7. Pašalinkite išsiblaškymą

Išsiblaškymas kenkia jūsų produktyvumui ir susikaupimui.

Po pertraukos vėl susikaupti prireikia maždaug 23 minučių (tyrimas).

Knygoje „Vienintelis dalykas” Gary Kelleris vaizdžiai parodė, kas nutinka, kai jus pertraukia:

laiko valdymo būdai pertraukos

Štai tokia tiesa:

Pusvalandis visiško susikaupimo yra produktyvesnis nei 2 valandos persijunginėjimo tarp užduočių. Pašalinkite iš darbo trukdžius, kad išvengtumėte užduočių perjungimo išlaidų.

Norėdami pašalinti išsiblaškymą:

Išjunkite visus pranešimus telefone ir kompiuteryje.
palikite telefoną atokiau nuo darbo vietos
Naudokite triukšmą slopinančias ausines. Jei atrodysite įsitraukę į darbą ir užsiėmę užduotimi, bendradarbiai rečiau jus pertrauks.
Išsaugokite straipsnius „Pocket” arba „Instapaper” ir perskaitykite juos vėliau.
Išjunkite „Wi-Fi”, jei jis nereikalingas užduočiai atlikti
Darbe nesinaudokite socialine žiniasklaida. Negalite atsispirti? Suplanuokite „išsiblaškymo laiką” per dieną
Įjunkite telefono ir programėlių (pvz., „Slack”, „Hangouts” ir „Messenger”) režimą „Netrukdyti”.
Pakeiskite savo pašto dėžutę į GTD „Gmail”, kad taptumėte produktyvūs el. Taip pat galite naudoti „Inbox Pause”, kad jūsų nebeužplūstų nauji el. laiškai
Jei turite biurą, uždarykite duris
8. Laikykitės 80/20 taisyklės
80-20 taisyklė

80/20 taisyklė teigia, kad „80 % išėjimo arba rezultatų bus gauta iš 20 % indėlio arba veiksmo”.

Kitaip tariant:

Tai reiškia, kad didžiąją dalį rezultatų lemia smulkmenos.

Norėdami efektyviau valdyti savo laiką, sutelkite dėmesį į 20 % užduočių, kurios duoda 80 % rezultatų. Naudokitės šiuo laiko valdymo metodu, kad dirbtumėte su didžiausią poveikį turinčiomis užduotimis.

Štai kiti klausimai, kuriuos galite užduoti sau naudodamiesi 80/20 taisykle:

Ar 20 % el. laiškų sudaro 80 % svarbių pokalbių?
Ar 80 % jūsų dėmesio blaškymo atvejų kyla iš 20 % šaltinių?
Ar 20 % jūsų užduočių teikia 80 % malonumo, kurį patiria jūsų darbas?
Ar 80 % problemų kyla dėl 20 % projektų?
Ar 80 % klientų naudojasi tik 20 % programinės įrangos funkcijų?
Ar 20 % klientų pateikia 80 % skundų?
9. Partijos
Laiko valdymo metodas partijavimas (angl. batching)

Partijų sudarymas – tai tam tikrų užduočių, kurios yra panašios, grupavimas ir jų atlikimas kartu. Idėja – susitelkti ties užduotimis rečiau ir ilgiau.

Kai vienu prisėdimu tvarkote visus elektroninius laiškus arba sekmadienį ruošiate maistą visai savaitei, tai yra grupavimas.

Šis laiko valdymo metodas leidžia efektyviai dirbti su daugeliu užduočių. Taip neprarasite srauto, nes šioms veikloms reikia panašaus mąstymo (norėdami daugiau sužinoti apie srautą, skaitykite apie srauto kanalą).

Grupavimas priverčia jūsų smegenis vienu metu sutelkti dėmesį į vienos rūšies užduotis. Ir taip sutrumpėja darbo pradžios ir sulėtėjimo laikas, sumažėja kasdienė netvarka ir pagerėja susikaupimas.

Norėdami sužinoti, kokias užduotis turėtumėte sudėti į krūvą, pradėkite nuo visų savo dienos ir savaitės veiklų surašymo. Galite sugrupuoti tas, kurios reikalauja panašaus nusiteikimo.

Išbandykite tai ir, jei reikia, galite pertvarkyti.

Štai kelios užduotys, kurias galėtumėte sugrupuoti:

Visų ateinančios savaitės tinklaraščio įrašų konspektavimas vienu prisėdimu
tvarkyti visus pranešimus: el. laiškus, „Slack” ir telefono skambučius
Atnaujinti kelias susijusias darbo lenteles vienu metu
vienu metu atlikti visus pavedimus – apsipirkti maisto produktų, atlikti cheminį valymą, kreiptis į paštą
Norėdami greičiau apdoroti partijas, dirbkite su panašiomis užduotimis nustatytą laiką naudodami Pomodoro techniką.

8. Laiko planavimas ir organizavimas  – Užduočių automatizavimas

Ar kasdien (arba savaitę) turite atlikti tas pačias užduotis, vis iš naujo ir iš naujo?

Jei jų neautomatizuojate, švaistote brangų laiką. Tūkstančius valandų per metus.

Kai kurių kasdienių užduočių perjungimas į autopilotą yra raktas į protingesnį darbą.

Ir gera žinia: tą papildomą laiką galite panaudoti giluminiam darbui arba pertraukoms.

Štai kelios užduotys, kurias galite įjungti autopilotu per mažiau nei 10 minučių:

Sukurkite konservuotus atsakymus „Gmail” el. pašto žinutėms, kurias rašote vis iš naujo.
„Google” kalendoriuje nustatykite priminimus, kad niekada nieko nepamirštumėte
Taisykite savo rašinius naudodami „Grammarly
Naudokite „Buffer”, kad iš anksto suplanuotumėte ir automatizuotumėte savo socialinės žiniasklaidos pranešimus
Naudokite „LastPass” internetinėms formoms pildyti ir visiems slaptažodžiams vienoje vietoje išsaugoti
Sukurkite skaičiuoklės šablonus užduotims, kurias turite atlikti kiekvieną savaitę ar mėnesį